Teletrabajo: Cómo Utilizar Adecuadamente las Herramientas de Comunicación

Teletrabajo: Cómo Utilizar Adecuadamente las Herramientas de Comunicación

 

En el mundo laboral, la tecnología permitió sortear el aislamiento impuesto por la pandemia y, en muchos rubros, Internet hizo posible el teletrabajo y que las tareas se sigan realizando casi como si estuviéramos dentro de las paredes de nuestra oficina.

Las múltiples plataformas para reuniones y charlas virtuales que se fueron sumando últimamente y que tenemos a disposición, lograron mantenernos comunicados. Zoom, Google Meet, Skype, Jitsi, Microsoft Teams y WhatsApp, entre otras vías, se volvieron herramientas esenciales para la nueva rutina que requiere el home-office.

Pero éstas no son las únicas vías de comunicación o de colaboración que tenemos para vincularnos con clientes, proveedores o compañeros de trabajo. Son herramientas que han sumado a una multiplicidad de opciones que ya estaban en uso y que es necesario saber administrar correctamente.

Para optimizar su uso y saber cuál elegir ante diferentes situaciones y necesidades, el Servicio de Empleo AMIA elaboró una guía con recomendaciones útiles para establecer comunicaciones eficientes y ordenadas.

 

E-MAIL

Es la vía para establecer el contacto más formal entre todas las herramientas disponibles.

Resulta ideal para comunicaciones extensas y que no requieren una respuesta urgente.

Es útil para dejar un historial, constancia de una información o documento y poder consultarlo más adelante. Nos permite usarlo como una especie de registro o archivo.

La función «En copia» nos permite hablarle a nuestro interlocutor y poner en conocimiento a otras personas. Se pueden conformar «grupos» para que todos los integrantes lo reciban simultáneamente.

 

CHAT DE WHATSAPP – HANGOUT – DUO – SKYPE – MESSENGER

Puede utilizarse para conversaciones uno a uno o grupales. Esto facilita segmentar los destinatarios por temas de interés o asociados a proyectos, tareas o etapas puntuales.

Permite enviar audios y explicar temas más complejos. Se sugiere no abusar de esta posibilidad y ser considerados en cuanto a la duración de los mensajes grabados.

Para el ámbito laboral, se sugiere cuidar la formalidad. Evitar utilizar emoticones, stickers o gifs, recursos propios de los chats con amigos o familiares. Los videos y mensajes virales deben descartarse por completo. El uso de la mayúscula debe ser cuidadoso para que no se malinterprete por el receptor como un mensaje ofensivo.

Si se va a realizar una llamada, se recomienda previamente mandar un mensaje al interlocutor para pedirle que nos avise cuando esté disponible.

 

VIDEOLLAMADAS – REUNIONES VIRTUALES DE GRUPOS

Se recomienda pautar con anticipación el horario en el que se realizarán.

Se sugiere también que haya un temario preestablecido de la reunión y alguien que la coordine.

Es importante -como en toda reunión de trabajo- que se haga una minuta con lo tratado y los acuerdos alcanzados.

Se debe corroborar que todos los dispositivos (cámara, micrófono, parlantes -o auriculares- y batería) y la conexión a Internet funcionen correctamente.

También se sugiere atender a las cuestiones relacionadas con la privacidad, acústica y la iluminación.

Consulte si es con cámara de video encendida y, en ese caso, cuide el lenguaje corporal.

Mantenga el micrófono en silencio todo lo posible e intente no interrumpir o superponerse con sus interlocutores.

 

LLAMADAS TELEFÓNICAS

Hace tiempo que el teléfono dejó de ser la herramienta más utilizada. Por eso, es importante elegir el momento adecuado para hacer la llamada y no extenderse por demás.

Se recomienda consensuar con la persona que vamos a llamar si se la puede contactar a su teléfono personal.

Al iniciar el llamado, preguntar si está disponible para hablar en ese momento.

Excepto que se trate de una urgencia, es importante no «invadir» el espacio privado con llamadas fuera del horario de trabajo.

 

Otras herramientas colaborativas disponibles

PLATAFORMAS PARA COMPARTIR ARCHIVOS (Drive – One Cloud)

Permite invitar fácilmente a otros usuarios a ver los archivos que quieras compartir.  Se puede trabajar en ellos como un único documento (sin guardar versiones), se pueden descargar y no es necesario enviarlos como archivos adjuntos por correo electrónico.

La recomendación es compartir sólo aquellos archivos que sean necesarios, sin recargar al destinatario. Si se esperan aportes de los receptores, debemos ser claros con respecto a la fecha límite y la modalidad para sugerir y aprobar los cambios.

Existen otras herramientas de trabajo colaborativo (en general orientado a espacios formativos) tales como Class Room, Edmodo y los grupos cerrados de Facebook que tienen una estructura más «vertical» o «jerárquica» de funcionamiento.

En estas plataformas se sugiere mantener las comunicaciones «dentro del espacio» y evitar usar otros medios cuando éstos existen dentro de la herramienta. Lo mismo si las actividades están calendarizadas, atenerse a ellas y no hacer intervenciones disruptivas.